I . Nameni in podlage obdelave podatkov o članih

1.Osnovni in kontaktni podatki člana društva diabetikov

Izbrano društvo diabetikov, v katerega se posameznik včlani (v nadaljevanju društvo), osnovne identifikacijske in kontaktne podatke člana (ime, priimek, naslov, e-pošta, telefon) uporablja za namene identifikacije in kontaktiranja člana društva, za namene delovanja društva in za namene izvajanja pravic in obveznosti do člana društva (to je za vodenje člana v evidenci članov; obveščanje o sprejemu v članstvo, o dejavnostih društva in o sejah organov društva ter za pošiljanje s tem povezanih gradiv; za namene obračunavanja članarine in za druge namene, povezane z delovanjem društva ter izvrševanjem pravic in obveznosti člana v skladu z akti društva). Podatke uporablja društvo tudi za izdelavo članske izkaznice (ime, priimek, naslov), če jo član naroči, in za pošiljanje glasila Sladkorna bolezen, če se član nanj naroči (ime, priimek, naslov, e-naslov).

Podlaga za zgoraj opisane obdelave osebnih podatkov je tako imenovano »izvajanje pogodbe« ali »zahteva za sklenitev pogodbe«, saj se med društvom in članom z njegovo včlanitvijo vzpostavi določeno pogodbeno razmerje.

Drugo obveščanje članov
Kontaktne podatke člana društvo na podlagi njegovega soglasja uporablja tudi za obveščanje o drugih ponudbah, storitvah in aktivnostih društva, Zveze društev diabetikov Slovenije (v nadaljevanju Zveza) in tretjih oseb. Obvestila lahko vsebujejo tudi tržne vsebine ki sodijo na področje delovanja društva oziroma za katere društvo ugotovi, da bi člane lahko zanimale ali jim koristile, ter ankete oz. vprašalnike za pripravo analiz društva, Zveze in njunih sponzorjev.

2. Podatki o zdravstvenem stanju (leto obolenja za diabetesom, tip diabetesa, tip zdravljenja)

Podatke o zdravstvenem stanju (leto obolenja, tip diabetesa, tip zdravljenja) obdeluje društvo na podlagi izrecnega soglasja za namene statistične obdelave za pripravo analiz značilnosti in potreb članov društva oz. raziskav o sladkorni bolezni. Te analize so ključne za doseganje ciljev društva na pravnem, socialnem in zdravstvenem področju, za zagovarjanje interesov bolnikov s sladkorno boleznijo (npr. pri načinih zdravljenja, zagotavljanju medicinskih pripomočkov, pri zagotavljanju popustov na storitve za člane) ter za zagotavljanje prilagojenega programa oziroma storitev članom društva. Pripravljene in objavljene analize ne vsebujejo osebnih podatkov članov.

Če član za to poda izrecno soglasje, društvo podatke o zdravstvenem stanju uporabi tudi za to, da ga obvesti oziroma mu ponudi storitve društva ali tretjih oseb, ki so prilagojene njegovim potrebam in interesom (na primer tipu obolenja, vrsti zdravljenja).

3. Podatek o datumu rojstva

Podatek o datumu rojstva člana društvo obdeluje na podlagi soglasja zaradi pošiljanja rojstnodnevnih čestitk, ponudb, popustov in daril ter pri pripravi strokovnih analiz oz. analiz strukture članstva.

4. Podatek o poklicu člana

Podatek o poklicu člana obdeluje društvo na podlagi soglasja. Namen obdelave je kontaktiranje člana v primeru, da društvo ali Zveza potrebuje njegovo pomoč oziroma znanje.

5. Obdelava podatkov s strani Zveze društev diabetikov Slovenije

Vse podatke o članih društev iz pristopne izjave obdeluje tudi Zveza društev diabetikov Slovenije v okviru svojih storitev, ki jih nudi društvu (kot tako imenovani pogodbeni obdelovalec), to so vodenje evidence oziroma podatkov o članih za društvo na skupnem spletnem portalu, pošiljanje glasila Sladkorna bolezen članu društva in priprava članske izkaznice po naročilu društva.

Če da posameznik za to soglasje, Zveza podatke s pristopne izjave obdeluje tudi samostojno (kot t. i. upravljavec), in sicer Zveza podatke o članu, vključno s podatki o zdravstvenem stanju člana (leto in tip obolenja, vrsta zdravljenja), na podlagi izrecnega soglasja člana statistično obdeluje za namene priprave analiz strukture in potreb članstva društev diabetikov oz. raziskav o sladkorni bolezni ter potrebah bolnikov s sladkorno boleznijo. Analize so ključne za doseganje ciljev Zveze na pravnem, socialnem in zdravstvenem področju, za zagovarjanje interesov oseb s sladkorno boleznijo (npr. pri načinih zdravljenja, zagotavljanju medicinskih pripomočkov, uvajanju novih načinov zdravljenja, zagotavljanju programov in popustov na storitve za člane društev), za pridobivanje sponzorjev Zveze oz. revije Sladkorna bolezen (analize strukture bralcev revije) ter za zagotavljanje prilagojenih programov oziroma storitev članom društev oz. obolelim za sladkorno boleznijo. Rezultati analiz se vedno objavijo ali se tretjim osebam (odločevalcem, državnim organom, sponzorjem) posredujejo brez osebnih podatkov.

Na podlagi soglasja člana Zveza uporablja njegove kontaktne podatke (ime, priimek, naslov, elektronski naslov, telefon) tudi za obveščanje o ponudbah, storitvah ter dejavnostih Zveze in tretjih oseb, ki lahko vsebujejo tudi tržne vsebine, ki sodijo na področje delovanja Zveze oziroma za katere Zveza presodi, da bi člane društev lahko zanimale ali jim koristile, ter vprašalnike oz. ankete za pripravo analiz Zveze in njenih sponzorjev.

Če posameznik za to poda izrecno soglasje, Zveza podatke o njegovem zdravstvenem stanju uporabi tudi za to, da ga obvesti oziroma mu ponudi svoje storitve ali storitve tretjih oseb, ki so prilagojene njegovim potrebam (na primer njegovem tipu obolenja ali vrsti zdravljenja).

Zveza društev na podlagi soglasja samostojno obdeluje tudi podatek o poklicu člana društva in kontaktne podatke za potrebe kontaktiranja člana v primeru potrebe po njegovih znanjih v Zvezi.

6. Fotografije in posnetki s srečanj in drugih dogodkov društva

Fotografije in posnetki posameznikov se obdelujejo na podlagi soglasja. Skupščine društev diabetikov ter Zveze in druge aktivnosti in srečanja se fotografirajo in občasno tudi snemajo z namenom vodenja arhiva aktivnosti društva in objave na spletni strani ali na socialnih omrežjih društva in Zveze, ter v glasilu Sladkorna bolezen Zveze. Fotografije in posnetki se lahko posredujejo tudi medijem v objavo z namenom obveščanja širše javnosti o delovanju društva in Zveze.

Ko se posameznik udeleži javnega dogodka društva ali Zveze in se ob fotografiranju ali snemanju ne umakne in ostane na mestu srečanja, se to šteje kot privolitev posameznika k tovrstni obdelavi njegovih osebnih podatkov (fotografij in posnetkov).

V primeru preklica soglasja glede fotografiranja ali snemanja, bo društvo ali zveza fotografijo umaknilo iz svoje spletne strani. Če bo fotografija ali posnetek posredovana medijem v objavo, bo društvo oziroma zveza o umiku soglasja obvestilo tudi medij, ki mu je fotografijo ali posnetek posredovala v objavo. V teh primerih bo morda potrebna slikovna identifikacija, da bo društvo lahko ugotovilo, na katerih fotografijah ali posnetkih je posameznik.

II. Rok hrambe osebnih podatkov

Društvo hrani osebne podatke o članih ves čas trajanja članstva, po prenehanju članstva pa do poteka zastaralnih rokov za sprožitev pravnih sredstev iz naslova članstva v društvu (5 let). Po poteku tega roka se osnovni identifikacijski podatki člana (ime, priimek, naslov, številka člana) hranijo še nadaljnjih 5 let kot dokumentarno gradivo društva o tem, kdo so bili njegovi člani, ki so sodelovali pri upravljanju društva. Opisana hramba temelji na t. i. »zakonitem interesu«, saj lahko društvo zgolj na takšen način uveljavlja svoje pravice ali pa se uspešno brani pred zahtevki ter zagotavlja svoj poslovni arhiv.

Po poteku zgoraj opisanih rokov, bo društvo osebne podatke članov društev izbrisalo, anonimiziralo ali trajno arhiviralo v skladu s predpisi o arhiviranju dokumentarnega gradiva oseb zasebnega prava.

Podatke, ki jih društvo ali Zveza obdelujeta na podlagi soglasja, se hranijo do preklica soglasja.

III. Uporabniki osebnih podatkov

Uporabnik vseh podatkov iz pristopne izjave za članstvo v izbranem društvu diabetikov je Zveza društev diabetikov Slovenije, kot pojasnjeno v 5. točki.

V primeru priprave članske izkaznice se podatki o članu (ime, priimek, naslov) pošljejo podjetju, ki po naročilu Zveze izdeluje članske izkaznice.

Zveza članu na podlagi njegovega naročila pošlje glasilo Sladkorna bolezen. Če želi član glasilo prejemati po pošti, se ime, priimek in naslov posredujejo Pošti Slovenije za namene pošiljanja glasila. Pošti Slovenijo se pošljejo isti podatki tudi v primeru pošiljanja drugih obvestil, ki gredo vsem članom društev diabetikov po pošti.

Društvo bo podatke o članih (ime in priimek) morebiti moralo posredovati financerjem svojih aktivnosti, predvsem občinam. Te podatke društvo posreduje na podlagi svojega zakonitega interesa, da zagotovi financiranje svojih aktivnosti.

Podatke, ki se nanašajo na zdravstveno stanje članov, obdelujeta izključno društvo in Zveza društev in se ne pošiljajo tretjim osebam. Dostop do vseh podatkov iz te pristopne izjave, vključno z zdravstvenimi, ima tudi upravljalec spletne strani, ki pa lahko do podatkov dostopa le v skladu z omejitvami in navodili Zveze v primeru potrebe po vzdrževanju spletne strani oziroma seznama članov.

IV. Pravice in dodatne informacije:

Posameznik ima pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, ki jih obdeluje društvo diabetikov ali Zveza društev, njihovega popravka ter v primeru pogojev, kot so določeni z veljavnimi predpisi, tudi pravico do izbrisa, do omejitve obdelave teh podatkov in do njihove prenosljivosti.

Če obdelava vaših osebnih podatkov v društvu ali Zvezi temelji na soglasju, lahko soglasje kadarkoli prekličete, tako da o tem obvestite društvo ali Zvezo (odvisno od tega, komu je dano soglasje).

Če obdelava osebnih podatkov temelji na »zakonitem interesu«, lahko ugovarjate pri društvu (če podatek obdeluje društvo) ali pri Zvezi (če podatek obdeluje Zveza), če menite, da vaš interes, upoštevajoč vaš konkreten položaj, prevlada nad interesom društva ali Zveze. V tem primeru bo društvo oziroma Zveza primer individualno obravnavala.

Če menite, da je na spletni strani društva ali zveze objavljen vaš osebni podatek (npr. ime, elektronski naslov, fotografija, videoposnetek) in za to ni ustrezne podlage, nam to sporočite na društvo ali Zvezo.

Posameznik se glede varstva osebnih podatkov v društvu ali Zvezi lahko obrne na sloda@siol.net ali po telefonu +386 1 430 54 44 ali na predstavnika svojega društva (seznam društev s kontaktnimi podatki najdete na povezavi: https://www.diabetes-zveza.si/o-nas/drustva-po-sloveniji/). Član društva ima tudi pravico do pritožbe na obdelavo njegovih osebnih podatkov v društvu ali Zvezi. Pritožba se lahko naslovi na Informacijskega pooblaščenca, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenija (spletna stran: ww.ip-rs.si).

Na podlagi zahteve društvo članu omogoči vpogled v njegovo pristopno izjavo ter mu izroči kopijo.